Canale informativo interno di FARO

Canale dell'Informatore di Faro Barcelona

 

I valori di FARO BARCELONA sono il fondamento del nostro business: integrità, professionalità e trasparenza; il rispetto e la rigore sono la nostra ragion d'essere. Nella nostra azienda, il rispetto dei requisiti legali e regolamentari è essenziale in tutti gli ambiti della nostra attività quotidiana. Per consentire a chiunque, compresi dipendenti, collaboratori interni ed esterni e altre parti interessate, di segnalare in buona fede eventuali violazioni riscontrate nell'ambito dell'attività di FARO BARCELONA, mettiamo a disposizione il Canale dell'Informatore dell'Azienda. Il canale è disponibile 24 ore su 24, 365 giorni all'anno, attraverso i seguenti mezzi di accesso (per quanto possibile, specificate a quale entità o azienda si riferisce la vostra segnalazione).

In ottemperanza a quanto previsto dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni normative e alla lotta contro la corruzione, FARO BARCELONA ha istituito un Sistema Interno di Informazione.

Questo sistema è conforme all'obiettivo della suddetta legge, consentendo alle persone fisiche di cui all'articolo 3 di segnalare azioni od omissioni previste dall'articolo 2, principalmente violazioni del diritto dell'UE e gravi o molto gravi infrazioni penali o amministrative, proteggendole da possibili ritorsioni.

Il Canale Interno di Informazione di FARO BARCELONA consente, tra le altre modalità, la comunicazione di tali violazioni per iscritto o tramite messaggio vocale in modo telematico, mediante un'applicazione informatica che garantisce la protezione dell'identità dell'informatore, la riservatezza delle informazioni e la protezione dei dati. Tra le misure di protezione dell'informatore, vi è la possibilità di presentare le informazioni in forma anonima o di rinunciare a comunicare con il Responsabile del Sistema dopo aver presentato le informazioni.

La presentazione della comunicazione deve essere corredata del giusto supporto probatorio, ovvero dati verificabili e, se del caso, della documentazione ritenuta necessaria per provare le informazioni comunicate.

L'informatore deve anonimizzare i documenti e i dati relativi alle informazioni comunicate al fine di garantire la dovuta riservatezza, fatta eccezione per quelli minimamente necessari per condurre l'indagine.

Le informazioni presentate attraverso questo Canale devono limitarsi alle violazioni stabilite dall'articolo 2 della Legge 2/2023.

Canali esterni di informazione

Il Canale dell'Informatore di FARO è il canale preferenziale per segnalare eventuali violazioni legate all'azienda. Tuttavia, e in particolare nei casi in cui la violazione non possa essere affrontata in modo efficace o se l'informatore ritiene che ci sia un rischio di ritorsioni, esistono anche canali esterni di informazione presso le autorità competenti e, se del caso, presso le istituzioni, gli organi o gli enti dell'Unione europea, a disposizione degli informatori.

 

In questo contesto, è possibile segnalare tramite i seguenti canali esterni di informazione:

Nel caso della Comunità Autonoma della Catalogna, tramite il canale di informazione messo a disposizione dall'Ufficio Anti-Frode, organo che svolge le funzioni di Autorità Indipendente di Protezione dell'Informatore.

 

Principi e procedura del canale dell'informatore

Oggetto e principi, procedura e Privacy del canale dell'informatore.

Questo documento ha lo scopo di informare sulla Procedura e sulla Privacy del Canale dell'Informatore, o Canale Etico (di seguito il "Canale").

Nel rispetto delle buone pratiche e con l'obiettivo di conformarsi alle normative legali, abbiamo deciso di istituire un sistema sia per la presentazione che per la gestione di reclami, denunce o segnalazioni legate a presunte condotte irregolari o riprovevoli da parte di membri della nostra entità. Pertanto, mettiamo a disposizione questo Canale per la comunicazione di tali fatti.

In base alla Legge 2/2023, del 20 febbraio, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni normative e alla lotta contro la corruzione, nella sua trasposizione nel diritto spagnolo della Direttiva (UE) 1937/2019 del 23 ottobre 2019, più nota come "Legge whistleblower", e tenendo conto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (RGPD) e della Legge Organica 3/2018 del 5 dicembre relativa alla protezione dei dati personali e alla garanzia dei diritti digitali, implementiamo il seguente metodo di segnalazione delle violazioni interne, che include aspetti come l'accettazione delle segnalazioni anonime, l'opzione di preservare l'identità e la riservatezza dei dati delle persone coinvolte nel processo di segnalazione, in particolare dei dati della persona che ha segnalato i fatti se questa ha scelto di non farlo in forma anonima.

  • Comunicazioni in buona fede. Gli utenti del Canale devono fare un uso responsabile dello stesso, non sono consentite segnalazioni infondate o in mala fede, potendo derivarne, in tal caso, azioni legali e/o disciplinari applicabili.
  • Inoltre, la presentazione dei fatti da parte del segnalante deve essere rispettosa e conforme al decoro richiesto. L'Organizzazione non è responsabile dei commenti denigratori che il segnalante potrebbe esprimere nei confronti di chiunque.

Indice

 

  1. Introduzione
  2. Procedura del Canale dell'Informatore
  3. Contenuto minimo della segnalazione
  4. Protezione dell'informatore
  5. Dati personali

 

1. Introduzione

Nel contesto dell'implementazione del sistema di Conformità Normativa, la nostra entità mette a disposizione di tutti gli utenti un Canale dell'Informatore, al fine di prevenire e rilevare qualsiasi comportamento irregolare, illecito o criminale. Tramite questo canale, dipendenti, fornitori, clienti, collaboratori o chiunque lo desideri possono segnalare situazioni o indizi che implicano la commissione di un reato o una violazione della legislazione vigente. Questo canale, oltre a servire per segnalare eventuali irregolarità, è uno strumento essenziale per garantire la piena validità del Codice Etico e/o del Codice di Condotta e per consentire il miglioramento continuo dei protocolli e delle politiche di prevenzione, delle norme di trasparenza e di altre normative interne.

Vi preghiamo di leggere attentamente prima di procedere con la comunicazione e vi ricordiamo la possibilità di effettuare la comunicazione verbalmente, per la quale è possibile richiedere un appuntamento tramite lo stesso modulo, per il quale sono indispensabili i vostri dati di contatto.

 

2. Procedura del Canale dell'Informatore

 Una volta ricevuta la comunicazione, il Dipartimento responsabile verificherà l'assenza di incompatibilità e aprirà il fascicolo, decidendo in modo motivato se è necessario condurre un'indagine o se è opportuno archiviarla per mancanza di rilevanza o credibilità limitata.

  • Entro 7 giorni verrà inviata una notifica alla persona che ha effettuato la comunicazione, utilizzando i dati di contatto forniti o tramite la piattaforma in caso di comunicazione anonima.
  • Il Dipartimento responsabile nominerà un istruttore che potrà essere interno o esterno, singolo o pluripersonale, a seconda delle esigenze del caso. Inoltre, il Comitato potrà adottare misure cautelari per proteggere il segnalante, impedire la continuazione di attività illecite, prevenire la distruzione di prove e evitare danni gravi o irreparabili.
  • Dopo aver condotto l'indagine, l'istruttore redigerà un rapporto con le conclusioni, indicando se è opportuno raccomandare sanzioni e misure.
  • Il rapporto sarà sottoposto all'Organo decisionale, che potrà variare a seconda della gravità dei fatti e delle persone coinvolte. L'Organo designato potrebbe essere il Comitato Etico o il Consiglio di Amministrazione. Una volta esaminato e valutato il caso, verranno prese sanzioni e misure motivate.
  • La risposta dovrà essere fornita entro tre mesi.

3. Contenuto minimo della comunicazione:

  • Scegliere un riferimento per il fascicolo in modo da poter effettuare future consultazioni in forma anonima e ricevere i risultati dell'indagine.
  • Esposizione sintetica dei fatti, degli argomenti e/o delle prove.
  • Persona o gruppo ritenuto responsabile dell'irregolarità.
  • Nome e cognome e modalità di contatto nel caso in cui si desideri essere informati.

4. Protezione dell'informatore

L'ente adotterà tutte le misure necessarie per proteggere l'informatore da qualsiasi forma di ritorsione, come sospensione, licenziamento, destituzione o misure equivalenti; declassamento o rifiuto di promozioni; rifiuto di formazione, valutazione o referenze negative riguardanti i risultati professionali, ecc. Saranno inoltre adottate misure di supporto, come ad esempio informazioni e consulenza gratuite. Saranno attuate misure di protezione contro le ritorsioni, tra cui l'attribuzione di responsabilità per l'acquisizione o l'accesso alle informazioni comunicate/rivelate.

 

5. Dati personali

I dati forniti attraverso il Canale dell'Informatore saranno trattati garantendo la riservatezza delle informazioni ricevute e avranno accesso solo le persone designate per svolgere tali funzioni. Tuttavia, potranno essere legalmente accessibili ad altre persone o addirittura comunicati a terzi quando ciò sia necessario per adottare misure disciplinari o per gestire le procedure giudiziarie che, se del caso, si rendano necessarie. Saranno adottate le misure necessarie per preservare l'identità e garantire la riservatezza dei dati relativi alle persone interessate dalle informazioni fornite. I dati saranno conservati nel sistema informativo per un massimo di 3 mesi, a partire da quel momento potranno essere conservati solo a fini di prova del funzionamento del modello di prevenzione delle violazioni e per esercitare o difendersi da un'azione legale. Le informazioni relative ai fascicoli archiviati senza l'apertura di un'indagine potranno essere conservate solo in forma anonimizzata. Se desideri saperne di più sul trattamento dei tuoi dati e sui tuoi diritti riconosciuti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell'Unione Europea, ti invitiamo a consultare la nostra Politica sulla Privacy sul nostro sito web.

 

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