Interner Informationskanal von FARO

Faro Barcelona Hinweisgeberkanal

 

Die Werte von FARO BARCELONA sind die Grundlage unseres Geschäfts: Integrität, Professionalität und Transparenz; Respekt und Genauigkeit sind unsere Lebensgrundlage.

Im Unternehmen ist die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen in allen Bereichen unserer täglichen Tätigkeit unerlässlich.

Um sicherzustellen, dass jeder, einschließlich Mitarbeiter, interne und externe Mitarbeiter sowie andere Interessengruppen, mögliche Verstöße gegen die Aktivitäten von FARO BARCELONA in gutem Glauben melden kann, stellen wir den Unternehmensinformationskanal zur Verfügung.

Der Kanal ist 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr über die folgenden Zugangsmöglichkeiten erreichbar (sofern möglich, geben Sie bitte an, auf welches Unternehmen oder Geschäft sich Ihre Meldung bezieht).

 

In Erfüllung der Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Vorschriften melden, und die Bekämpfung von Korruption, hat FARO BARCELONA ein Internes Informationssystem implementiert.

Dieses System erfüllt den Zweck des genannten Gesetzes und ermöglicht es den im Artikel 3 genannten natürlichen Personen, über Handlungen oder Unterlassungen gemäß Artikel 2 zu informieren, hauptsächlich Verstöße gegen das EU-Recht und schwere oder sehr schwere straf- oder verwaltungsrechtliche Verstöße, und schützt sie vor möglichen Repressalien.

Der Interne Informationssystem von FARO BARCELONA ermöglicht unter anderem die Meldung solcher Verstöße schriftlich oder per Sprachnachricht über ein Telematiksystem mithilfe einer Computeranwendung, die den Schutz der Identität des Informanten, die Vertraulichkeit der Informationen und den Datenschutz gewährleistet. Zu den Schutzmaßnahmen für den Informanten gehört die Möglichkeit, Informationen anonym zu übermitteln oder die Kommunikation mit dem Systemverantwortlichen nach Übermittlung der Informationen abzulehnen.

Die Übermittlung der Mitteilung muss mit geeigneten Beweismitteln, dh nachprüfbaren Daten und gegebenenfalls der für die Überprüfung der übermittelten Informationen als notwendig erachteten Dokumentation begleitet sein.

Der Informant muss Dokumente und Daten im Zusammenhang mit den übermittelten Informationen anonymisieren, um die gebührende Vertraulichkeit zu gewährleisten, abgesehen von denjenigen, die minimal notwendig sind, um die Untersuchung durchzuführen.

Die über diesen Kanal übermittelten Informationen müssen auf die in Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 festgelegten Verstöße beschränkt sein.

Externe Informationskanäle

Der Faro-Hinweisgeberkanal ist der bevorzugte Kanal für die Meldung möglicher Verstöße im Zusammenhang mit dem Unternehmen. Ungeachtet dessen und insbesondere in Fällen, in denen der Verstoß nicht effektiv behandelt werden kann oder wenn der Informant das Risiko von Repressalien sieht, stehen auch externe Informationskanäle den zuständigen Behörden und gegebenenfalls den Institutionen, Organen oder Agenturen der Europäischen Union zur Verfügung und können von Informanten genutzt werden.

 

In diesem Zusammenhang können Informationen über die folgenden externen Informationskanäle übermittelt werden:

Im Fall der Autonomen Gemeinschaft Katalonien über den von der Anti-Fraud Office bereitgestellten Informationskanal, dem Organ, das die Funktionen einer unabhängigen Behörde für den Schutz von Hinweisgebern übernimmt.

 

Grundlagen und Verfahren des Hinweisgeberkanals

Zweck und Grundsätze, Verfahren und Datenschutz des Hinweisgeberkanals.

Dieses Dokument hat zum Ziel, Informationen zum Verfahren und Datenschutz des Hinweisgeberkanals oder Ethikkanals (im Folgenden der "Kanal") bereitzustellen.

Im Einklang mit bewährten Praktiken und mit dem Ziel, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, haben wir beschlossen, ein System sowohl für die Einreichung als auch für die Bearbeitung von Beschwerden, Ansprüchen oder Berichten im Zusammenhang mit mutmaßlichem unregelmäßigem oder unzulässigem Verhalten von Mitgliedern unserer Organisation einzurichten. Daher stellen wir diesen Kanal für die Kommunikation solcher Angelegenheiten zur Verfügung.

Gemäß dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Vorschriften melden, und die Bekämpfung von Korruption, in seiner Umsetzung in das spanische Recht auf der Grundlage der Richtlinie (EU) 1937/2019 vom 23. Oktober 2019, besser bekannt als das "Whistleblower-Gesetz", und unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DSGVO) und des Organischen Gesetzes 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte setzen wir das folgende interne Meldesystem um, das Aspekte wie die Annahme anonymer Meldungen, die Möglichkeit zur Wahrung der Identität und der Vertraulichkeit der Daten der am Meldungsprozess beteiligten Personen, insbesondere der Daten der Person, die die Fakten gemeldet hat, wenn sie dies nicht anonym getan haben, umfasst.

  • Meldungen in gutem Glauben. Benutzer des Kanals müssen ihn verantwortungsbewusst nutzen, und unbegründete oder bösartige Meldungen sind nicht erlaubt, wobei gegebenenfalls rechtliche und/oder disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden können.
  • Darüber hinaus muss die Darstellung der Fakten durch die meldende Partei respektvoll und im Einklang mit den erforderlichen Anstandsregeln erfolgen. Die Organisation ist nicht verantwortlich für herabsetzende Kommentare, die die meldende Partei über irgendjemanden abgeben kann.

Index

 

  1. Einführung
  2. Verfahren des Hinweisgeberkanals
  3. Mindestinhalt der Meldung
  4. Schutz des Informanten
  5. Persönliche Daten

 

1. Einführung

Im Rahmen der Implementierung des Compliance-Systems hat unsere Organisation für alle Benutzer einen Hinweisgeberkanal eingerichtet, um jegliches unregelmäßige, rechtswidrige oder strafbare Verhalten zu verhindern und aufzudecken. Durch diesen Kanal können Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Partner oder jede andere Person, die dies wünscht, über jede Situation oder jeden Hinweis informieren, die auf die Begehung eines Verbrechens oder eines Verstoßes gegen geltendes Recht hinweisen. Neben der Meldung möglicher Unregelmäßigkeiten dient dieser Kanal dazu, dass der Ethikkodex und/oder der Verhaltenskodex vollständig in Kraft treten und die kontinuierliche Verbesserung von Präventionsprotokollen, Transparenzregeln und anderer interner Vorschriften ermöglicht wird.

Bevor Sie eine Meldung vornehmen, bitten wir Sie, die Informationen sorgfältig zu lesen, und wir möchten Sie daran erinnern, dass Sie die Möglichkeit haben, die Meldung mündlich vorzunehmen. In diesem Fall können Sie über dieses Formular einen Termin vereinbaren, für den Ihre Kontaktdaten unerlässlich sind.

 

2. Verfahren des Hinweisgeberkanals

Die zuständige Abteilung wird, sobald die Meldung eingegangen ist, überprüfen, ob keine Unvereinbarkeiten vorliegen, und die Akte eröffnen. Es wird entschieden, ob eine Untersuchung erforderlich ist oder ob sie aufgrund ihrer Irrelevanz oder geringen Glaubwürdigkeit archiviert werden sollte.

  • Innerhalb von 7 Tagen wird der Person, die die Meldung gemacht hat, über die bereitgestellten Kontaktdaten oder über die Plattform bei anonymer Meldung mitgeteilt, dass die Meldung eingegangen ist.
  • Die zuständige Abteilung wird einen Instructor ernennen, der je nach den Anforderungen des Falls intern oder extern sein kann, eins oder mehrere Mitglieder haben kann. Darüber hinaus kann das Komitee vorsorgliche Maßnahmen ergreifen, um den Hinweisgeber zu schützen, die Fortsetzung illegaler Aktivitäten zu verhindern, die Vernichtung von Beweisen zu verhindern und schweren oder irreparablen Schaden zu verhindern.
  • Nach Abschluss der Untersuchung wird der Instructor einen Bericht mit Schlussfolgerungen erstellen, in dem empfohlene Sanktionen und Maßnahmen aufgeführt sind.
  • Der Bericht wird dem Entscheidungsgremium vorgelegt, das je nach Schwere der Vorwürfe und der beteiligten Personen variieren kann. Das festgelegte Gremium kann das Ethikkomitee oder der Verwaltungsrat sein. Nachdem es sich getroffen und den Fall studiert hat, wird es die erforderlichen Sanktionen und Maßnahmen begründet treffen.
  • Innerhalb von drei Monaten muss eine Antwort gegeben werden.

3. Mindestinhalt der Meldung:

  • Eine Referenznummer auswählen, um zukünftige anonyme Abfragen zu ermöglichen und über die Ergebnisse der Untersuchung informiert zu werden.
  • Eine kurze Darstellung der Fakten, Argumente und/oder Beweise.
  • Die Person oder Gruppe, die als möglicher Verursacher der Unregelmäßigkeit betrachtet wird.
  • Name und Nachname sowie Kontaktinformationen, falls Sie über die Ergebnisse informiert werden möchten.

4. Schutz des Informanten

Die Organisation wird alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um den Hinweisgeber vor Repressalien jeglicher Art zu schützen, wie z. B. Suspendierung, Kündigung, Absetzung oder gleichwertige Maßnahmen; Degradierung oder Verweigerung von Beförderungen; Verweigerung von Schulung, Bewertung oder negativen Empfehlungen in Bezug auf die Arbeitsleistung usw. Es werden auch Unterstützungsmaßnahmen ergriffen, wie z. B. kostenlose Informationen und Beratung. Schutzmaßnahmen gegen Repressalien können beispielsweise die Zuordnung von Verantwortung für den Erwerb oder den Zugang zu den gemeldeten/veröffentlichten Informationen beinhalten.

 

5. Persönliche Daten

Die über den Hinweisgeberkanal bereitgestellten Daten werden unter Wahrung der Vertraulichkeit der erhaltenen Informationen behandelt und nur die Personen haben Zugriff auf diese Daten, die für die Erfüllung dieser Aufgaben ernannt wurden. Es ist jedoch zulässig, dass andere Personen Zugriff auf diese Daten haben oder sie sogar an Dritte weitergegeben werden, wenn dies für die Verhängung disziplinarischer Maßnahmen oder die Durchführung der gegebenenfalls erforderlichen Gerichtsverfahren erforderlich ist. Es werden die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Identität und Vertraulichkeit der Daten der von den bereitgestellten Informationen betroffenen Personen zu schützen. Die Daten werden im Informationssystem maximal 3 Monate lang gespeichert, danach können sie nur noch zum Nachweis des Funktionierens des Modells zur Verhinderung von Straftaten und zur Ausübung oder Verteidigung gegen rechtliche Schritte aufbewahrt werden. Informationen zu Akten, die ohne Untersuchung archiviert wurden, können nur anonymisiert aufbewahrt werden. Wenn Sie mehr über die Verarbeitung Ihrer Daten und Ihre Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union erfahren möchten, lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung auf unserer Website.

 

ZUGANG ZUM INTERNEN INFORMATIONSSYSTEM VON FARO BARCELONA

 

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